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档案管理工作的现状与创新研究

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摘要:当前阶段,我国各个行业都在飞速发展,而档案可以为各行业的相关工作提供一定的参考依据,其作用不容小觑。但是,在很多单位中,并不重视档案管理工作,也没有响应合理地管理制度。为此,本文首先从档案管理工作的现状入手,并提出了创新档案管理工作的有效措施,为相关人员提供参考。

关键词:档案管理工作;现状;创新;研究
现阶段信息技术被广泛的应用在了各行各业,在此背景下,档案管理工作可谓是机遇和挑战并存。目前来看,档案管理工作的现状不被看好,现存的档案管理方法和管理理念已经不能充分满足时代发展的需要。所以,需要对档案管理工作进行不断地优化和创新,并实行专业化的管理。此外,在对档案进行管理时,需要充分调动管理人员的积极性,将其主观能动性进行有效发挥,并对资源进行充分利用,从而最大程度上提高了工作效率和质量。
1档案管理工作的现状
1.1档案管理工作缺乏完善的制度
直以来,完善的制度使档案管理工作的根本依据。现阶段,普遍存在的一个问题是,多数行业的档案管理工作都缺乏完善的管理制度,使得档案管理人员工作中失误不断,严重影响了工作效率。此外,基于档案管理工作制度缺乏,致使很多员工都会凭借自己的经验以及别人的案例去管理档案,最终使档案丢失现象屡见不鲜。
1.2档案管理工作者素质有待提升
当前,中国的各个行业都在迅速发展,许多职位需要知识型人才,档案管理也一样,这需要比其他职位更有知识的人才。现在,档案管理不再是过去的纸质档案管理,在信息技术飞速发展的背景下,纸质档案已经开始转变为电子档案。这要求员工精通计算机操作和专业档案管理知识。然而,普遍存在我国各行业中的一个问题就是档案管理人员的素质不高,一些档案管理人员没有较高的文化水准,相应的专业知识也匮乏,没有清楚的了解到档案管理工作的流程。与此同时,很多档案管理者是从其他部门转调过来的,也有很多兼职。另外,一些档案管理人员的年龄也偏大,无法对计算机进行熟练操作,使得档案信息管理受限。
1.3缺乏对档案管理工作的重视
各行各业中,档案管理工作的作用都十分巨大,可以为工作提供相关的信息,并有效减少工作人员查看资料的时间。然而,很多工作人员对档案管理工作的重要性并没有充分地认识,导致工作不认真,从而使得很多工作措施无法落实,让档案缺乏一定的安全性和完整性。另外,多数行业的领导也忽视档案管理工作,缺乏对档案管理的投入力度。
1.4档案管理工作不科学
当前,很多行业在发展时,均使用了科学的管理方式,如数据库和互联网等,但是很多单位并没有进行科学的档案管理,一直使用人工的管理方式,从而导致档案管理工作相对滞后,科学性缺乏,致使无法及时保管重要的档案,并且当人员对档案调取查阅时,因为档案缺失而使正常工作受到影响。
2创新档案管理工作的有效措施
2.1对档案管理工作模式进行优化
想要做好档案管理工作,不可或缺的就是积极地工作理念和有效地管理模式。在信息飞速发展的时代,需要对许多档案管理系统进行升级,以适应时代发展的要求。而传统的档案管理方式和当前整个档案管理工作流程已经无法适应所以,每个行业都都要对档案管理模式进行优化。第一,各行业都要利用先进的信息技术,使档案管理水平全面提高,采用科学的管理方法,使管理效率提升。第二,各行业必须逐步从纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式。

2.2对档案管理工作机制的优化
想要对档案管理机制进行创新,则必须从源头上改变。所以,需要建立完善的竞争机制,并对聘任制度加以优化,同时,秉持着择优上岗、公平竞争的原则。对现存的档案管理机制进行优化,并重新建立一个规范化、合理以及客观的全新的档案管理机制。基于此,还要重视档案的开发和利用。档案人员必须清楚认识到本职工作的重要作用,肩负责任努力做好工作。另外,还需要建立和完善档案管理人员评估机制,并对其实行科学、客观的考核从而使员工的积极性进行充分地调动,使其能够全身心的投入到工作岗位中去。
2.3对档案管理人员的职业素养进行提高
不管是哪个行业中,档案管理工作都是重点。所以,各行业需要对栏案管理工作加以重视,对档案人员的职业素养进行有效地提高。第一,档案管理人员需要对自身工作责任清楚认识,摆正工作姿态,履行岗位职责,认真工作。第二,档案管理者需要及时查验档案,并对遗漏的档案及时发现,最终使档案管理效率得以提升。三,档案管理者在对档案进行管理时,需要对管理理念进行创新,并随着时代的发展进步而改变理念,从而使其能够跟上时代发展步伐,进一步提升档案管理质量。
2.4对档案管理业务流程的优化
档案管理工作在时代飞速发展的大潮下,内容也在日趋增加。当前,我国多数行业中的档案管理流程都有一些问题存在,这些问题严重制约了档案管理效率的提高。所以,各行业需要对工作现状进行改变,对业务流程进行优化。第一,和档案管理有关的部门需要相互协调配合,家境责任落实到个人头上,一旦发生问题就能找到责任人。第二,部门间的要加强配合,避免发生工作分配的矛盾和冲突。三,每个部门要对自己的任务进行明确,并且遵循规范流程进行工作,做到各兼其职,各负其责。
2.5对信息技术和安全软件科学合理地利用
通过档案管理与信息技术的结合,可以实现档案管理在信息检索、分类、编目、归档和处理各方面的信息。在工作中很多行业会出现档案丢失的问题,这时,就需要将互联网技术的优势进行充分地发挥,备份全部档案,使其能够更加安全,防止丢失和破损。此外,档案管理部门一定要确保有关软件的安全性,并建立一定的防火墙防止病毒入侵,以免档案信息被盗和丢失,与此同时还要对软件进行更新和升级,使其能够提高功能性。另外,我国各行业均有自己的机密信息,一些档案信息决不能外泄,故此,档案管理人员在工作中一定保证所使用的软件具备一定的安全性,防止信息泄露。
3结束语
总之,当前信息技术的飞速发展,需要对档案管理工作进行不断地创新和改进,并对其中存在的问题及时发现并有效地解决。档案管理工作在未来还会有更多的挑战,所以,档案管理者需要对自身的综合素质进行有效地提升,同时运用科学的管理模式,最终使档案管理工作的综合水平得以有效提高,为行业发展助力。
参考文献:
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作者:江月 单位:南京市江宁区住房和城乡建设局

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